Dans le cadre de son développement, l’Association COGINTA recrute un assistant administratif et ressources humaines, à temps plein, en contrat à durée déterminée, à compter du 1^er juin 2022. Le poste est basé à Genève, Suisse.

Organisation

L’Association COGINTA est une organisation non gouvernementale, apolitique, areligieuse et reconnue d’utilité publique, spécialisée dans la gouvernance judiciaire et sécuritaire, la cohésion sociale, la gestion et la prévention des conflits, la résilience et le développement communautaire. L’objectif de COGINTA consiste à soutenir les gouvernements hôtes dans le renforcement des institutions judiciaires et sécuritaires dans le respect des normes et principes de l’état de droit, et à améliorer l’efficacité des institutions policières dans la prévention de la violence, de l’insécurité et de la criminalité, afin de promouvoir un environnement propice à la paix, au développement et à la cohésion sociale. COGINTA dispose d’un siège à Genève et de représentations nationales et régionales en Belgique, Burkina Faso, Congo (RD), Côte d’Ivoire, Ghana, Guinée, Mozambique, Niger et Tchad.

Missions principales

L’Assistant Administratif et Ressources Humaines travaillera directement sous la supervision du Directeur Administratif et Financier de l’Association :

Appui à la gestion administrative des ressources humaines du siège et des recrutements des experts internationaux temporaires et permanents en lien avec le backstopping

• Gestion des dossiers personnels des salariés du siège et des experts (suivi des entrées, sorties, absences, congés)
• Relations avec les organismes sociaux et au respect des procédures associées.
• Tenue à jour des dossiers RH et archivage
• Support à la rédaction et à la mise en ligne d'annonces de recrutement et sourcing des candidats sur les sites et réseaux sociaux adéquats
• Participation à des entretiens de recrutement et à la rédaction des notes d’entretien
• Appui dans le traitement des candidatures (gestion du roster)

 Organisation des missions du personnel du siège et des experts internationaux en lien avec le backstopping et les équipes locales

• Préparation de contrats
• Constitution des dossiers : collecter les documents administratifs nécessaires au voyage sous format numérique
• Réservation des billets d’avion
• Appui à l’obtention des visas
• Organisation des départs et suivi des voyages
• Contrôle des feuilles de temps, factures et pièces justificatives

Appui à la gestion administrative du siège

• Assurer la permanence du siège
• Appui à l’organisation de l’espace de travail
• Établir un suivi de l’administration des dossiers assurances et sinistre
• Collecte, préparation, classement et archivage des documents administratifs pour la réponse aux appels d’offres et appels à proposition
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …)
• Mise en page de documents (CV, budgets, documents Word, etc.)
• Traduction de documents (de l’anglais vers le français et inversement)
• Établir les projets de CR de réunions des Codir et AG
• Réception et classement du courrier

Logistique et services généraux du siège

• Appuyer à la gestion des achats courants du siège
• Appui à l’identification de fournisseurs et prestataires
• Appui à l’obtention de devis conformes, la gestion des commandes et de la logistique, le suivi des factures

Exécuter toute autre tâche relavant de ses compétences à la demande du supérieur hiérarchique.

Profil

Formation

• Titulaire du Certificat en Gestion du personnel ou tout titre jugé équivalent
• Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants (Word, Excel & Outlook),
• Maîtrise de l’anglais indispensable

Expérience

• Expérience confirmée (5 ans) à un poste similaire
• Une expérience professionnelle préalable dans une ONG serait un atout.

Aptitudes individuelles

• Bonnes capacités de gestion, d’organisation, d’autonomie
• Qualités recherchées : dynamique, sens de l’accueil, rigueur
• Capacité d’adaptation et résistance au stress dans le respect de la diversité

Conditions :

• Statut : salarié
• Durée du contrat : CDD de 12 mois / plein temps
• Salaire : en fonction de l’expérience
• Documents à envoyer : CV + LM à recruitments@coginta.org
• Date limite de dépôt des candidatures : 22 mai 2022

La politique de COGINTA en matière de recrutement encourage la diversité et l’égalité. Elle vise également à améliorer la représentation des femmes au sein de ses effectifs.