Contexte & Mission

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l'homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l'appartenance politique (Charte de MSF).

Le/la réceptionniste assure l’accueil physique et téléphonique du siège selon les heures de présence déterminées : de 8h00 à 19h00 au desk et de 8h30 à 18h30 au standard et réalise les tâches relatives à sa fonction listées ci-dessous.

Principales responsabilités

Dans le domaine de la gestion de l’information

• Gestion des appels entrants via le standard téléphonique
• Gestion du courrier électronique via l’adresse générale du siège
• Gestion du courrier reçu par fax et gestion des archives des quittances d’envoi
• Gestion des messages du répondeur officiel
• Gestion des appels micro
• Gestion des téléphones externes sur demande des collaborateurs et des expatriés (réservation de taxi, etc.)
• Relevé des changements d’adresse et en informe les personnes/départements concernés
• Gestion et suivi de diverses listes à usage interne (téléphones, adresses, absences, tableau des départs, planning des briefings et débriefings, etc.)
• En cas d’absence de la coordinatrice, gestion du remplacement via le pool de remplaçants déjà existant

Dans le domaine du courrier

• Réception du courrier (postal, exprès, colis « DHL » et des livraisons)
• Gestion des casiers départs
• Gestion des envois pour le terrain (« DHL » et en coordination avec les expatriés partants en mission)
• Gestion de l’archivage des quittances « DHL » et du suivi pour le département Finances
• Gestion d’une petite caisse

Dans le domaine de l’économat

• Commande des fournitures de l’économat
• Gestion du stock de l’économat

Dans le domaine de la sécurité

• Commutation chaque matin de la centrale d’alarme feu en mode différé
• Coupure du signal sonore en cas d’alarme feu et avertissement immédiate du Chef sécurité
• Lancer de l’appel d’évacuation du bâtiment en cas d’alarme feu confirmée
• Accueil et filtrage des visiteurs du bâtiment

Profil recherché

Formations

• CFC d’employé de commerce ou équivalent

Expérience

• Minimum deux années de MSF, avec plusieurs expériences à la réception

Compétences Techniques

• Maîtrise des outils informatiques usuels (Word, Excel, PPT, etc.)
• Maîtrise d’un standard téléphonique
• Capacité organisationnelle et habilité à prioriser
• Notions de base de comptabilité et de secrétariat
• Bonne culture générale

Langues

• Français: C1
• Anglais: C1
• Allemand: C1
• Italien: B1

Qualités personnelles

• Capacité à gérer le stress,
• Polyvalence,
• Esprit d’équipe,
• Réactivité,
• Flexibilité,
• Ouverture d’esprit,
• Curiosité

Conditions de travail

• Poste à temps partiel 80% (32h/semaine, 4 jours sur 5)
• Contrat à durée indéterminée
• Lieu de travail : Genève
• Date de début idéale : 02.10.2023
• Salaire annuel brut (à 80%) : de CHF 52’819,20.- à CHF 66’691,20.- (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2^e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.

Comment postuler

Les candidats soumettent leur candidature en respectant les conditions requises :  CV 2 p. max. - lettre de motivation 1p. max. - en Français ou anglais. 

La date limite pour postuler est le 17 septembre 2023.

Nous nous réservons le droit de clôturer le poste de manière anticipée si nous estimons que la quantité et la qualité des candidatures reçues sont suffisantes.

POSTULEZ ICI

Les candidatures seront traitées de manière confidentielle.

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

Seules les candidatures soumises sur nos plateformes de recrutement seront prises en considération.

Veuillez noter que nous ne souhaitons pas utiliser les services d'agences de recrutement ou de placement.

Chez MSF, nous nous engageons à avoir une culture inclusive qui encourage et soutient les diverses voix de nos membres du personnel. Nous nous efforçons de créer des lieux de travail où des équipes de personnes d’origines diverses, avec des caractéristiques, des perspectives, des idées, des expériences différentes travaillent ensemble pour la mission sociale de MSF ; leur but étant de d’obtenir de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Nous accueillons les candidatures de personnes de tout sexe, tout âge, toute orientation sexuelle, origine ethnique, religion, croyance, capacité et toute autre caractéristique de diversité.

 MSF ne tolère ni l'exploitation et les abus sexuels, ni aucune autre forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification de leurs références.