HR Field Admin Referent (FAR)

Contexte & Mission

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l'homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l'appartenance politique (Charte de MSF).

Le Gestionnaire admin RH Terrain est responsable de l’ensemble des tâches liées à la gestion administrative du personnel expatrié, notamment dans les phases de recrutement, d’engagement ou de sortie, d’anticipation des déplacements internationaux durant toute la période pendant laquelle le personnel international est sous contrat.

Il collabore avec le Référent HR mouvements terrain, et les Gestionnaires de Pool quant à la coordination et l’anticipation des départs.

Il est le réfèrent administratif auprès des différentes unités MSF (OCG et autres sections) et de l’expatrié.

Principales responsabilités

PRE-SCALING & SCALING

• Est le référent pour les pré-scaling. Donne l’estimation du salaire pour un éventuel départ en mission pour un contrat Suisse.
• Est le réfèrent des estimations de rémunération (salaire et bénéfices liés au type de contrat): pour le personnel expatrié et les autres unités RH (GPO).
• Réception, contrôle et validation du WEF.
• Intégration du WEF dans D365.
• Demande les scalings des autres sections recruteuses et transmet les scalings aux autres sections des expatriés recrutés par MSF-CH.
• Vérification du scaling a chaque départ en mission.

DOSSIER ADMINISTRATIF DU PERSONNEL INTERNATIONAL

• Est responsable de la gestion des dossiers administratifs du personnel international
• Collecte et vérifie les informations
• Mise à jour des données du pool actif
• Mise à jour et vérification de la base de données et du système d’info RH
• S’assure d’obtenir les documents administratifs nécessaires
• Est responsable du classement des documents administratifs dans les dossiers, classés (dossiers personnels et confidentiels des expatriés),
• Gestion des dossiers classés et maintient leur mise à jour,
• Veille au respect de la Règlementation sur la Protection des données

CONTRAT + DOC ADMIN POUR LE DEPART/DURANT LA MISSION/RETOUR DE MISSION

• Création des postes, matching et posting dans le système d’information RH
• Organise administrativement le départ, la mission et le retour du personnel expatrié :
  • Etablit et gère administrativement les contrats de travail (tous types de contrats),
  • Signe les contrats de travail avec le personnel international,
  • Assure la gestion de l’administration des avenants, résiliations et mutations,
  • Est responsable du suivi administratif des vacances, des absences, des congés, maladie et accidents,
  • Est responsable de la gestion administrative des contrats spéciaux : Flyings, vocationer, epool.
  • Effectue le briefing et débriefing administratif du personnel expatrié
  • Est responsable de la clôture administrative du contrat : certificat de travail, solde de tout compte, paiement des vacances.
  • Etablit toute déclaration administrative légale : chômage, AI ou autres

DROIT & LEGISLATION SUISSE + REGLES IRP2

• Se tient au courant de la législation du travail.
• Assure le suivi administratif des exceptions
• Participe à la réactualisation du Carnet de route si besoin
• Veille au suivi des règles IRP II et de protection IRP I
• Garantit le respect du Droit des Obligations Suisse, de la législation sociale et communique sur les questions administratives

REFERENT ADMINISTRATIF

• Est le référent administratif pour toutes les questions liées aux personnel international :
  • Auprès du personnel international
  • Auprès des autres sections MSF et des autres unités RH
    • Coordonne les relations et les flux d’information intersections, avec le terrain et les autres départements
  • Peut-être amener à participer aux projets intersection et du département RH.
  • Auprès du RHCO
    • Veiller à l’application des règles de IRP II
    • Veille à l’application des lois du travail suisse
  • Participe en amont aux procédures disciplinaire en relation avec le HROP et le terrain (avertissement, rupture commun accord, licenciement …)
  • Etablit les différents courriers pour le personnel international lors des procédures disciplinaires

SALAIRES

• Est responsable intégralement de la préparation, de la saisie et du contrôle des salaires du personnel international.
• Est responsable de la collecte et de la vérification des coordonnées bancaires de l’expatrié
• Planifie les étapes du processus de paiement et veille au respect des délais établis tout au long du processus
• Etablit le salaire base (selon règles IRP II et protection IRPI) du personnel international (en vérifiant le domicile, et la mise à jour du scaling)
• Saisit et contrôle tous les éléments du salaire brut (HCA, perdiem, Lamal …)
• Est responsable des remboursements et déductions de salaire
• Valide les demandes d’avance de salaire du personnel international et transmet les informations à la comptabilité
• Soumet l’expatrié à l’impôt à la source si concerné
• Etablit les soldes de tout compte en fin de contrat de l’expatrié (paiement vacances, remboursements et déductions, régularisation IS si nécessaire…)
• Prépare le fichier de contrôle des salaires pour le service comptable et établit les fiches de paie une fois le paiement validé
• Etablit les listes annuelles de déclaration pour les assurances sociales et en assure le suivi mensuel
• Etablit les certificats de salaire annuels

SUIVI MÉDICAL ADMINISTRATIF DU PERSONNEL INTERNATIONAL

• Est responsable du suivi des incapacités de travail du staff international
• Est responsable de la déclaration des incapacités de travail auprès des assurances et du suivi des prestations perte de gain
• Est responsable d’obtenir les documents médicaux et de les classer dans le dossier personnel de l’expatrié

ASSURANCES

• Responsable du dossier et des questions liées aux assurances (maladie, accident et sociales) :
  • Des entrées et sorties auprès des différentes assurances
  • Des déclarations des sinistres auprès des assurances ainsi qu’auprès du fonds de prévoyance.
  • Du suivi des prestations perte de gain ou libération de primes LPP
  • De la déclaration et radiation des allocations familiales
  • Des dossiers liés à l’assurance maternité : déclaration, suivi des prestations.
  • De l’établissement des déclarations employeurs pour la caisse de chômage
  • Est l’interlocuteur principal pour toutes les questions de l’expatrié liées aux assurances et aux remboursements (pour les non-résidents).
  • Est l’intermédiaire entre le personnel expatrié et les assurances en cas de litige.
• Fournit un appui administratif au terrain lors des rapatriements médicaux
• Assure avec la Staff health et Référent RH mouvements terrain la coordination des rapatriements (SOS et les sections opérationnelles)

OUTILS RH

• Participe à la mise à jour et au développement des outils de gestion et des documents administratifs RH
• Contribue à l’amélioration du Logiciel RH D365
• Participe en interne, avec les différentes unités du département RH (RARH, Référent RH mouvements terrain, GPO, staff health…), à l’élaboration des outils et des process.
• Participe au niveau de la plateforme Admin Intersection MSF à la mise à jour des documents et des procédures

REFACTURATION INTERSECTION

• Vérifie les factures envoyées par les autres sections pour la refacturation du personnel international
• Envoie à la comptabilité les informations nécessaires à l’établissement de la facture de refacturation du personnel OCG international

Profil recherché

Education

• Niveau Maturité, CFC employé de commerce/administration (comptabilité, assistante de direction).
• Certificat d’Assistante du personnel un atout.

Expérience

• Expérience dans l’administration RH nécessaire
• Connaissances de l’environnement international humanitaire ou autres ONG

Compétences Techniques

• Administration des ressources humaines (assurances, administration du personnel)
• Droit du travail (gestion de la paie)
• Maitrise des outils informatiques courants.
• Comptabilité et traitement des salaires

Langues

• Français et Anglais courant
• Autre langue un atout

Qualités personnelles

• Intérêt pour l’environnement humanitaire,
• Polyvalence, rigueur, réactivité, initiative, esprit d’équipe, sens du contact, diplomatie, et autonomie

Conditions de travail

• Contrat à durée indéterminé à temps plein (40h/semaine)
• Lieu de travail : Genève
• Date de début idéale : Mars 2024
• Salaire annuel brut : de CHF 86’508.- à CHF 99’612.- (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2^e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.
• Aide à la relocalisation en cas de déménagement d'un autre pays vers la Suisse.

Comment postuler

Les candidats soumettent leur candidature en respectant les conditions requises :  CV 2 p. max. - lettre de motivation 1p. max. - en Français ou anglais.

La date limite pour postuler est le 28 janvier 2024.

Nous nous réservons le droit de clôturer le poste de manière anticipée si nous estimons que la quantité et la qualité des candidatures reçues sont suffisantes.

POSTULEZ ICI

Les candidatures seront traitées de manière confidentielle.

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

Seules les candidatures soumises sur nos plateformes de recrutement seront prises en considération.

Veuillez noter que nous ne souhaitons pas utiliser les services d'agences de recrutement ou de placement.

Chez MSF, nous nous engageons à avoir une culture inclusive qui encourage et soutient les diverses voix de nos membres du personnel. Nous nous efforçons de créer des lieux de travail où des équipes de personnes d’origines diverses, avec des caractéristiques, des perspectives, des idées, des expériences différentes travaillent ensemble pour la mission sociale de MSF ; leur but étant de d’obtenir de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Nous accueillons les candidatures de personnes de tout sexe, tout âge, toute orientation sexuelle, origine ethnique, religion, croyance, capacité et toute autre caractéristique de diversité.

 MSF ne tolère ni l'exploitation et les abus sexuels, ni aucune autre forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification de leurs références.