Contexte & Mission

L’Assistant-e Logistique et Administration est un-e membre de la Cellule Acquisition de Donateurs Réguliers, l’une des cellules métiers du Département de la Communication et de la Recherche de Fonds.

Sa principale mission est d’assurer et de garantir le fonctionnement logistique des campagnes de F2F, d’assurer la bonne gestion administrative et logistique des ressources humaines (fundraisers et responsables d’équipe) et de travailler en collaboration avec les coordinateurs Face-to-Face, ainsi qu’avec la responsable du service.

Il-elle soutient également l’ensemble des activités liées à l’acquisition de nouveaux Donateurs réguliers pour MSF Suisse.

Principales responsabilités

Contribuer au bon fonctionnement des activités Face to Face (F2F) et Home-Fundraising (D2D) :

• • En collaboration avec les membres de l’équipe :
• Participation à la réflexion et à l’élaboration de la stratégie de planification des emplacements
• Participe à la création/mise à jour des supports de communication, en collaboration avec la chargée de production de la cellule marketing direct (francais / allemand)
• Suivi des mouvements RH, reporting
• Suivi des stocks F2F
  • De manière autonome :
• Gestion administrative, et contrôle des notes de frais du département
• Effectuer le suivi administratif des employés F2F : Congés, remise de documents administratifs, absences…
• Gestion du partage d’information
• Organisation des transports et hébergement de l’équipe
• Mise en place de techniques visant à optimiser les coûts et les pratiques en matière de logistique et d’administration du service
• Consolidation des demandes et organisation des commandes de matériel de manière optimisée
• Suivi des dépenses engagées en lien avec le budget alloué
• Gestion et suivi des factures de prestataires
• Force de proposition pour l’acquisition de nouveau matériel
• Suivi et traitement des demandes et remarques du Public
  • Point focal Ressources humaines :
• Interlocuteur direct des équipes pour les questions RH
• Suivi de l’outil de recrutement et réponse aux candidats
• Organisation des entretiens d’embauche
• Préparation des formulaires d’embauche
• Réalisation de toute tâche administrative RH nécessaire au bon fonctionnement du service
  • Autre :
• Réalisation de toute tâche administrative connexe demandée par la cellule
• Participe aux réunions du département, de la cellule
• Réalisation des comptes-rendus de réunions de la cellule
• Mise en forme de documents bilingues allemand-français
• Support au service relations donateurs pour les sollicitations et demandes d’informations issues des campagnes F2F et D2D
• Gestion ponctuelle de campagnes d’acquisition
• Déplacements ponctuels et visites d’équipes en Suisse alémanique
• Développement et gestion du projet « mistery shopping»

Profil recherché

Education

• Formation supérieure, en administration ou tout autre formation pertinente
• Des notions en marketing seraient un plus

Expérience

• Minimum 3 ans d’expériences dans l’administration et/ou la gestion organisationnelle
• Expérience en marketing et/ou en administration RH est un vrai plus

Compétences Techniques

• Excellente maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Powerpoint
• Excellentes capacités de planification, d’organisation et de gestion de projets
• Capacité d’analyses et aisance avec les chiffres

Langues

• Français, Allemand et anglais : bon niveau (oral/écrit)
• (Suisse) Allemand, un véritable atout
• Italien, un plus

Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie, polyvalence et esprit d’initiative
• Capacité de travailler sur plusieurs dossiers en même temps, résistance au stress
• Aimant le travail en équipe
• Aisance relationnelle et sens de l’écoute
• Esprit de facilitateur, aimant aider et soutenir
• Intérêt marqué pour l’humanitaire et la mission de MSF en particulier
• Personne autonome, flexible, motivée, positive

Conditions de travail

• Poste à temps plein 100% (40h/semaine)
• Contrat à durée déterminée jusqu’à mi-octobre (remplacement congé maternité)
• Lieu de travail : Genève
• Date de début idéale : Dès que possible
• Salaire mensuel brut : de CHF 6’671.- to CHF 8’022.- (salaire en fonction de l'expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2^e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.
• Aide à la relocalisation en cas de déménagement d'un autre pays vers la Suisse.

Comment postuler

Les candidats soumettent leur candidature en respectant les conditions requises :  CV 2 p. max. - lettre de motivation 1p. max. - en Français ou anglais.

La date limite pour postuler est le 18 février 2024.

Nous nous réservons le droit de clôturer le poste de manière anticipée si nous estimons que la quantité et la qualité des candidatures reçues sont suffisantes.

POSTULEZ ICI

Les candidatures seront traitées de manière confidentielle.

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

Seules les candidatures soumises sur nos plateformes de recrutement seront prises en considération.

Veuillez noter que nous ne souhaitons pas utiliser les services d'agences de recrutement ou de placement.

Chez MSF, nous nous engageons à avoir une culture inclusive qui encourage et soutient les diverses voix de nos membres du personnel. Nous nous efforçons de créer des lieux de travail où des équipes de personnes d’origines diverses, avec des caractéristiques, des perspectives, des idées, des expériences différentes travaillent ensemble pour la mission sociale de MSF ; leur but étant de d’obtenir de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Nous accueillons les candidatures de personnes de tout sexe, tout âge, toute orientation sexuelle, origine ethnique, religion, croyance, capacité et toute autre caractéristique de diversité.

 MSF ne tolère ni l'exploitation et les abus sexuels, ni aucune autre forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification de leurs références.