Upr Info cherche un/une assistant.e administratif.ve.

UPR Info est une organisation non gouvernementale internationale (ONG) à but non lucratif, basée à Genève, en Suisse. Fondée en 2008, elle dispose du statut consultatif spécial auprès du Conseil économique et social des Nations Unies (ECOSOC). L'organisation  sensibilise et fournit des outils de renforcement des capacités à toutes les parties prenantes à l'Examen Périodique Universel (EPU), y compris les États membres des Nations Unies, les OSC et les INDH.

Responsabilités et tâches

1. Ressources humaines (10%) :

• Traiter et s'assurer que tout le personnel est enregistré auprès des autorités locales compétentes (OCAS, OCPM, LPP…) pendant la durée de leur contrat
• Traiter et s’assurer la mise à jour des changements relatifs aux employés tout au long de leur contrat : dossiers employés, congés annuels, absences, changement de statut…)
• Collecter et saisir les données personnelles et salariales des collaborateurs et collaboratrices dans Crésus salaires.
• Appuyer le responsable hiérarchique dans diverses activités liées aux ressources humaines

2.  Administration (10%) :

1. Contrôler et commander les fournitures de bureau ;
2. Assurer la liaison avec les prestataires de service : services de nettoyage, télécommunication et/ou tout autre fournisseur de services pour le bureau.
3. Responsable des dépenses de la petite caisse (suivi, conciliation, demande d’approvisionnement…)
4. Mettre à jour l’ensemble des documents administratifs et l’archivage.

3. Logistique (30%) :

• Centraliser l’ensemble des documents de déplacement des équipes : vérification des demandes de perdiem, des visas, et titre de voyage;
• Faire le suivi des demandes d’avance financière et/ou de remboursement des frais de déplacement des employés;
• Gestion des billets d’avions et orientation sur les demandes des visas des participants aux événements organisé par UPR Info, notamment les Pre-sessions, et suivi des emails y relatif;
• Gestion des réservations des chambres et les per diems pour participants aux événements organisé par UPR Info, notamment les Pre-sessions, et suivi des emails y relatif.

Ce que nous offrons

• Un environnement international
• Une expérience directe du travail et du fonctionnement d'une ONG de défense des droits humains ;
• Une organisation qui respecte l'équilibre entre votre vie privée et votre travail.

Qualifications et critères

Formation et expérience

• Formation  continue dans le domaine des ressources humaines et administration
• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire ou compétences transférables
• Connaissance des droits et procédure suisses en matière de ressources humaines (i.e. sécurité sociale, permis de travail…) 
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Power Point, surtout Excel)
• Connaissance du système RH et des logiciels de paie constitue un atout

Langues

• Maîtrise du français et de l'anglais ;

Compétences

• Solides compétences organisationnelles et en matière résolution de problèmes
• Rigueur et méthodologie de travail
• Capacité à travailler de manière autonome
• Garant de la confidentialité des données attendues
• Aisance de contact et travail en soutien et appui des équipes
• Sens de responsabilité et de l'organisation
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne                
• Une expérience préalable dans les ONG est un plus

Procédure de candidature

Envoyer un dossier de candidature composé d’un curriculum vitae (2 page maximum) et une lettre de motivation à info@upr-info.org d’ici le 18 décembre 2023.

Seules les candidatures complètes et conformes à la présente procédure ainsi qu'aux qualifications et aux critères seront prises en considération.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. 

UPR Info est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et ne pratique aucune discrimination fondée sur le sexe, l'origine ethnique, le handicap, l'âge, la religion, l'état civil ou l'orientation sexuelle.