Dans le cadre de son développement, COGINTA recrute un Responsable en Passation des Marchés à 100%. Le poste est basé à Genève (Suisse) et comprend des déplacements réguliers en Afrique subsaharienne.

L’Association Coginta - COGINTA - est une organisation non-gouvernementale, apolitique, areligieuse et reconnue d’utilité publique, spécialisée dans la gouvernance judiciaire et sécuritaire, la prévention des conflits et la cohésion sociale. L’objectif de COGINTA consiste à soutenir les gouvernements hôtes dans le renforcement des institutions judiciaires et sécuritaires dans le respect des normes et principes de l’état de droit, afin de promouvoir un environnement propice à la paix, à la stabilité et au développement socio-économique. COGINTA dispose d’un siège à Genève, d’un bureau à Bruxelles et de représentations nationales au Burkina Faso, Burundi, Côte d’Ivoire, Ghana, Guinée, Mozambique, Niger, République démocratique du Congo et Tchad.

1. Missions

Sous la supervision du Directeur administratif et financier et en étroite collaboration avec la direction des programmes, le Responsable en Passation des Marchés est chargé de la planification, la gestion et la mise en œuvre des procédures et processus d’acquisition de biens, de fournitures, de travaux et de services pour les besoins de Coginta dans l’ensemble des projets que l’organisation met en œuvre pour le compte des bailleurs de fonds. Il assurera la gestion des activités connexes dans les différents pays, en concertation avec les Chefs de projet respectifs ou leurs adjoints, les Responsables des opérations, les Responsables administratifs et financiers de chacun des pays, dépendant de la source du financement et conformément aux procédures du Manuel de Procédures Administratives et Financières de Coginta, aux directives des bailleurs en matière de passation des marchés, et dans le respect des dispositions du Code d’éthique et de déontologie.

2. Fonctions et responsabilités principales

 Participer à l’activité du siège :

• Élaborer et tenir à jour un programme et un calendrier de travail pour les contrats en cours et les contrats nouvellement programmés.
• Effectuer des études de marché pour suivre l’évolution des coûts par secteur d’activités, effectuer des recherches et des analyses se basant sur des données statistiques et des revues de marché portant sur la situation mondiale des produits de base, les modes de production et la disponibilité des biens et des services.
• Identifier de nouvelles technologies et de nouveaux produits/services, évaluer et recommander des sources potentielles d’approvisionnement et participer à l’intégration des résultats de l’enquête du marché dans les plans de passation des marchés.
• Veiller au respect des accords contractuels, recommander des amendements et avenants aux contrats, et conseiller les parties concernées sur les droits et obligations contractuels.
• Conserver une documentation complète et systématique des archives et des opérations de passation des marchés effectuées au jour le jour.
• Tenir un registre des fournisseurs et le mettre à jour périodiquement.
• Préparer un éventail de documents, contrats, communications, directives, instructions, etc., relatifs aux opérations de passation des marchés.
• Orienter, et superviser éventuellement, les collaborateurs/nouveaux employés quant aux passations de marchés.
• Participer aux missions de surveillance et d’audit/examen des processus de passation des marchés.
• Agir à titre de point focal sur les modalités de passation de marchés auprès des équipes de backstopping du siège.
• Organiser périodiquement des formations pour l’amélioration des capacités du personnel de Coginta.
• Rédiger et mettre à jour les guides de procédures relatifs à la passation des marchés ainsi que les annexes associées.
• Suivre les garanties, les paiements, appliquer les pénalités ou alerter au recouvrement conformément aux dispositions prévues au contrat.
• Avoir un rôle de médiateur pour la résolution de difficultés rencontrées en cours d’exécution du contrat.

Appuyer les équipes projets :

• Assister les Chefs de projets dans la préparation, la validation et le suivi des plans de passation de marchés, ainsi que dans la planification des dossiers d’appel d’offres.
• Contrôler la mise à jour périodique des plans de passation des marchés approuvés.
• Soutenir les équipes projets sous la supervision des Chefs de projet pour développer et gérer tous les aspects de passation de marchés et aspects contractuels des biens, travaux, services et autres pour le compte de Coginta.
• Conseiller les équipes projets et les entités bénéficiaires sur la gamme complète des questions relatives au processus de passation des marchés, en leur apportant soutien et orientations à toutes les étapes du cycle de passation des marchés.
• Superviser la préparation et la diffusion des appels d’offres et accompagner les équipes projets dans la gestion et la coordination de tous les aspects du processus d’évaluation des offres en coordination avec les Chefs de projet respectifs ou leur adjoint, les Responsables administratifs et financiers et les Responsables des opérations le cas échéant.
• Accompagner les équipes projets à établir un programme de travail et un calendrier pour les contrats en cours et ceux nouvellement planifiés.
• Participer à la rédaction des termes de référence des contrats bénéficiant d’audit (interne ou externe).
• Participer au processus de négociations avec les Chefs de projet respectifs et les équipes locales selon la source du financement, accompagner les équipes projets dans la préparation des plans de passation des marchés et dans l’obtention de l’approbation des responsables autorisés.
• Assister les équipes projets à la préparation des dossiers d’appel d’offres et des rapports de passation des marchés.
• Assister les équipes projet pour la validation des contrats.
• Assister les équipes projets à s’assurer de la traçabilité des commandes et déterminer/anticiper les causes de tout retard et de les juguler.
• Appuyer les Responsables administratifs et financiers sur l’appariement des bons de commandes/contrats avec les bons de livraisons pour vérifier la concordance de l’information qu’ils renferment ainsi qu’avec la facturation.
• Assister les équipes projets pour répondre à toute question ou toute demande d’éclaircissement formulée par les fournisseurs, et résoudre les problèmes.

3. Profil

Formation et expérience

• Titulaire d’un diplôme d’études universitaires supérieures (Maîtrise ou équivalent) en gestion d’entreprise, en administration publique, en commerce, en ingénierie, en droit ou dans tout autre domaine connexe. Une certification professionnelle en passation des marchés serait souhaitable.
• Expérience confirmée d’au moins huit (08) ans à des fonctions équivalentes dans le domaine des passations de marchés avec au moins trois (03) années d’expérience pratique en matière d’acquisition et de passations des marchés au niveau international.
• Expérience exigée d’au moins cinq (05) ans auprès d’un bailleur de fond institutionnel ou d’une cellule de gestion de fonds internationaux.
• Expérience exigée d’au moins trois (03) ans en qualité de contrôleur de gestion.
• Connaissance éprouvée des enjeux et défis liés aux marchés publics et aux projets de développement financés par les bailleurs de fonds.
• Bonne connaissance des procédures de passation de marchés des institutions financières internationales (exigée : UE (PRAG) - souhaitée : la Banque Mondiale, Fonds mondial, etc.).
• Bonne connaissance des outils informatiques, expérience notamment dans l’utilisation des logiciels de traitement de textes et de tableurs.
• Excellente aptitude en communications orales et écrites avec une capacité avérée de transmettre l’information de façon claire et concise.
• Capacité à coordonner des efforts interdépartementaux afin d’atteindre des objectifs communs en temps utile.
• Compétences organisationnelles avérées avec une véritable aptitude à prioriser la charge de travail et à gérer simultanément de multiples tâches avec un souci du détail.
• Faire preuve d’un grand sens d’intégrité, d’objectivité et de confidentialité.
• Expérience confirmée dans la rédaction de propositions techniques.
• Expérience en gestion d’équipes pluriculturelles et pluridisciplinaires.
• Expérience de terrain en Afrique subsaharienne indispensable.
• Expérience avérée dans la préparation et de la mise en œuvre des appels d’offres.
• Expertise de passation de marchés confirmée d’au moins 3 projets de 20'000'000 d’€uros

Connaissances

• Une bonne connaissance et un intérêt marqué pour les sujets judiciaires et sécuritaires.
• Une connaissance de la géopolitique et des développements récents en Afrique sub-saharienne.
• Excellente maitrise du français.
• Maitrise de l’anglais écrit/parlé.
• La connaissance de l’espagnol ainsi que des langues subsahariennes serait un plus.
• Maitrise du pack MS office 365.

Aptitudes individuelles

• Bonnes capacités de gestion, d’organisation, d’autonomie.
• Devoir de réserve et discrétion
• Sens de l’accueil et dynamisme ; réactivité
• Aptitude au travail d’équipe, à la communication et à la collaboration avec divers corps de métier et un environnement multiculturel.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Excellentes capacités relationnelles.

Conditions :

• Statut : salarié.
• Durée du contrat : Contrat à durée indéterminée.
• Salaire : déterminé en fonction d'une expérience antérieure qui correspond étroitement aux responsabilités, aux tâches, au domaine d'activité et à la mission du poste précédent
• Déplacements à l’étranger : 20 % du temps.
• Documents à envoyer : Curriculum Vitae format EuropAid + Lettre de Motivation à recruitments@coginta.org en indiquant l’intitulé du poste dans l’objet du mail, avant le 05/07/2024.
• Prise de fonction à partir du 01/09/2024.

La politique de COGINTA en matière de recrutement encourage la diversité et l’égalité. Elle vise également à améliorer la représentation des femmes au sein de ses effectifs.

Si seules les dénominations masculines sont utilisées dans ce document, les dénominations féminines sont systématiquement sous-entendues.